Инфу про танки быстрее всего найти здесь, а обзоры по играм - тут

ЗАТВЕРДЖЕН

рішення виконавчого

комітету міської ради

15.12.2010 № 401

РЕГЛАМЕНТ

роботи виконавчих органів Вугледарської міської ради

1.Загальні положення

1.1. Виконавчими органами міської ради є її виконавчий комітет, відділи, управління та інші створювані відповідно до Конституції України, Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” (далі ЗМС) виконавчі органи для здійснення виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування (ст. 54 ч. 1 ЗМС) і забезпечують:

-виконання положень Конституції України і Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади;

-законність і правопорядок, додержання прав і свобод громадян;

-виконання державних, розробку і реалізацію регіональних програм соціально-економічного розвитку, цільових програм розвитку міста;

-підготовку виконання міського бюджету та звітність щодо його реалізації;

-реалізацію делегованих повноважень органів виконавчої влади вищого рівня міською радою.

1.2.Відділи, управління та інші виконавчі органи міської ради є підконтрольними і підзвітними міській раді, яка їх утворила, підпорядкованими її виконавчому комітету, міському голові, а з питань здійснення делегованих їм повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольними відповідним органам виконавчої влади (ст. 54 ч.2 ЗМС).

1.3.Виконавчі органи міської ради діють на засадах відповідальності перед територіальною громадою і державою, юридичними та фізичними особами за свою діяльність, верховенство права законності, гласності, колегіальності, поєднання місцевих і державних інтересів, правової, організаційної та матеріально-фінансової самостійності в межах повноважень, визначених Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні” та іншими нормативними актами, взаємодії з підрозділами центральних органів виконавчої влади, обласною державною адміністрацією, керівниками підприємств, організацій, установ незалежно від форм власності, громадськими організаціями та політичними партіями (ст. 74 ч. 1 ЗМС).

1.4.Розгляд у виконавчих органах питань, що належать до їх повноважень, проводиться міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому (відповідно до розподілу обов'язків), керівниками відділів та структурних підрозділів, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, утвореними міською радою та її виконавчим комітетом.

1.5.Дотримання норм даного регламенту обов'язкове для керівників та працівників відділів, управлінь, структурних підрозділів виконавчих органів міської ради у частині, що їх стосується.

1.6.Затвердження регламенту роботи виконавчих органів міської ради, внесення до нього змін і доповнень здійснюється рішенням виконавчого комітету міської ради за поданням керуючого справами виконкому.

1.7.Виконавчий комітет міської ради утворюється радою на строк її повноважень (ст.51 ч.1 ЗМС), є юридичною особою, має гербову печатку, реєстраційний та особовий рахунки в органах державного казначейства.

Після закінчення терміну повноважень ради, міського голови виконавчий комітет зберігає свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету (ст. 51 ч. 1 ЗМС).

Виконавчий комітет ради є підзвітним і підконтрольним раді, що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади (ст. 51 ч. 8 ЗМС).

1.8.Діловодство у виконкомі ведеться державною мовою.

2.Структура  виконавчих  органів  міської  ради

2.1.Структура виконавчих органів міської ради затверджується міською радою за пропозицією міського голови (ст. 26 ч. 1 п.5 ЗМС).

2.2.До структури виконавчих органів міської ради входять:

-міський голова;

-секретар міської ради;

-керівництво виконавчого комітету міської ради;

-відділи прямого підпорядкування;

-структурні підрозділи.

2.3.Відділи та структурні підрозділи здійснюють свої повноваження на основі положень, затверджених міською радою (ст. 54 ч. 4 ЗМС).

2.4.Міський голова, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому координують роботу, а керівники структурних підрозділів та начальники відділів взаємодіють з територіальними підрозділами центральних та обласних органів виконавчої влади, підприємствами, організаціями та  установами у вирішенні питань, згідно з розподілом обов'язків та посадовими інструкціями.

2.5.Розподіл обов'язків між секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому здійснюється міським головою та затверджується рішенням виконавчого комітету не пізніше одного місяця з дня визнання його повноважень після виборів. При цьому повинні бути визначені:

-функції і повноваження, закріплені за посадовою особою та їх взаємозаміна;

-відділи та інші структурні підрозділи виконавчих органів міської ради, діяльність яких координується та контролюється посадовою особою.

3.Виконавчий комітет міської ради

3.1.Виконавчий комітет є виконавчим органом Вугледарської міської ради, який утворюється радою на строк її повноважень (ст. 51 ч.1 ЗМС).

Після закінчення терміну повноважень ради, міського голови виконавчий комітет зберігає свої повноваження до сформування нового складу виконавчого комітету (ст. 51 ч. 1 ЗМС).

Виконавчий комітет ради є підзвітним і підконтрольним раді, що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади (ст. 51 ч. 8 ЗМС).

У своїй діяльності виконавчий комітет керується Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими актами України, даним регламентом.

3.2.Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання.

Засідання виконавчого комітету скликаються міським головою, а в разі його відсутності чи неспроможності здійснювати ним цієї функції – секретарем міської ради або першим заступником міського голови (згідно з розподілом обов’язків), в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць.

Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в ньому бере участь більше половини загального складу виконавчого комітету (ст. 53 ЗМС).

3.3.Засідання виконавчого комітету проводяться третьої середи кожного місяця. Початок засідань о 10.00 годині. У випадку необхідності міський голова своїм розпорядженням може скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання та підготовка проектів рішень може здійснюватися в день проведення цього засідання.

3.4.Засідання виконкому проводиться в залі засідань. Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідання виконкому організовує керуючий справами виконкому.

3.5.На засіданні виконкому час для доповіді визначається:

при розгляді планових питань – до 20 хвилин;

при розгляді поточних та інших питань – до 10 хвилин;

для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова – до 5 хвилин;

для довідок, внесення поправок – до 3 хвилин.

3.6.Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою.

3.7.Персональний склад виконавчого комітету міської ради затверджується за пропозицією міського голови (ст. 51 ч.2 ЗМС).

3.8.Персональний склад виконавчого комітету міської ради утворюється у складі міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, а також керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів, інших осіб (ст. 51 ч.3 ЗМС).

До складу виконавчого комітету входить за посадою секретар міської ради (ст. 51 ч.4 ЗМС).

Очолює виконавчий комітет міської ради міський голова (ст. 12 ч. 3, ст. 51 ч.5 ЗМС, ст. 141 Конституції України).

3.9.Виконавчий комітет міської ради може розглядати і вирішувати питання, віднесені Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів ради (ст. 52 ч. 1 ЗМС).

3.10.Організація підготовки та проведення засідань виконкому міської ради здійснює керуючий справами виконкому та організаційний відділ.

3.11.Інформування членів виконавчого комітету та запрошених осіб про час, місце та порядок денний засідання виконкому покладається на організаційний відділ.

3.12.Головує на засіданні виконавчого комітету міський голова, а при його відсутності секретар міської ради або перший заступник міського голови (згідно з розподілом обов’язків).

Порядок денний засідання і регламент засідання затверджується виконавчим комітетом на початку засідання.

3.13.На засідання виконавчого комітету можуть бути запрошені міжрайонний прокурор, представники підприємств, установ, організацій. Список осіб, запрошених на засідання виконавчого комітету складається організаційним відділом за пропозицією міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників структурних підрозділів, начальників відділів.

3.14.Проект порядку денного засідання виконавчого комітету складається не пізніше ніж за три дні до засідання виконавчого комітету організаційним відділом.

3.15.Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Процес підготовки рішення виконкому включає:

-нормотворчу ініціативу;

-розробку проекту рішення.

Нормотворчу ініціативу у виконкомі мають міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому, члени виконкому та інші.

Підготовку питань, довідок, проектів рішень, інших матеріалів на розгляд виконавчого комітету здійснюють міський голова, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків), члени виконавчого комітету, керівники структурних підрозділів та начальники відділів прямого підпорядкування. До підготовки питань можуть бути залучені працівники та спеціалісти галузей народного господарства, представники громадських організацій.

Проекти рішень попередньо вивчаються на відповідність вимогам законодавства, правилам діловодства та візуються в обов’язковому порядку  юридичним, загальним та організаційним відділом та заінтересованими структурними підрозділами міської ради, в разі необхідності – з іншими заінтересованими органами та організаціями, і передаються до організаційного відділу не пізніше п’ятниці, що передує черговому засіданню виконкому для підготовки проекту порядку денного засідання виконавчого комітету.

3.16.Проект рішення виконкому повинен містити:

-обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів державної влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо);

-суть проблеми, причини її виникнення;

-загальна оцінка стану справ;

-посилання на норми чинного законодавства;

-висновки з оцінки стану справ з даного питання;

-джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів;

-інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше;

-всі необхідні візи та погодження;

-текст коментарію  (за потребою);

-план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою);

-якщо в рішенні вирішується питання про створення та персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, кандидатури зі складу депутатів погоджуються з ними особисто усно, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативному акті словами “за згодою ”, прізвище, ім’я, по батькові депутата вказуються повністю;

-кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про хід його виконання (при потребі);

-інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа;

-аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами стосовно даного питання і порядок їх вирішення.

3.17.До проекту рішення додаються передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проекті рішення, список запрошених осіб, перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення, а при необхідності, - висновки відповідної комісії міської ради чи виконкому, титульна сторінка, де зазначається перелік документів, що додаються до рішення, скріплений підписом виконавця, або вказується про те, що матеріали залишаються в справах відділу чи управління.

3.18.Якщо проект рішення виконкому готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте рішення, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність.

Крім того, до нього додається копія рішення, в яке вносяться зміни або доповнення.

3.19.Проекти рішень готуються за допомогою комп’ютера у вигляді текстового файлу, що включає всі додатки до документа. Файл повинен бути єдиного стандарту й формату та включати всі розділи, передбачені для проектів рішень виконкому цим регламентом.

Питання, за якими проекти рішень не надані в установлений термін, можуть бути включені в проект порядку денного засідання виконавчого комітету тільки з дозволу міського голови.

На вимогу виконавчого комітету керівники розташованих або зареєстрованих на відповідній території підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, зобов’язані прибути на засідання для надання інформації з питань, віднесених до відання виконкому (ст. 73 ч. 2 ЗМС).

Керівники підприємств, установ, організацій мають право приймати участь в обговоренні тільки того питання, на розгляд якого вони запрошуються.

3.20.Місцеві органи виконавчої влади, підприємства, установи та організації, а також громадяни несуть встановлену законом відповідальність перед органами місцевого самоврядування за заподіяну місцевому самоврядуванню шкоду їх діями або бездіяльністю, а також в результаті невиконання рішень органів та посадових осіб місцевого самоврядування, прийнятих у межах наданих їм повноважень (ч.3 ст.73 ЗМС).

3.21.Виконавчий комітет міської ради в межах своїх повноважень приймає рішення. Рішення виконавчого комітету приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету і підписуються міським головою (ч.6 ст.59 ЗМС).

Остаточна редакція прийнятих рішень здійснюється протягом трьох днів після засідання виконкому (крім рішень, по яких виконком встановив інший термін) міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому (згідно з розподілом обов’язків), членами виконкому, керівниками структурних підрозділів та відділів.

Організаційним відділом здійснюється реєстрація рішень виконкому у окремому журналі, друкування та доведення їх  завірених копій до виконавців.

Прийняті рішення, які мають ознаки документу дозвільного характеру видаються протягом двох днів після засідання виконкому.

3.22.Підписані рішення реєструються  в організаційному відділі міської ради шляхом присвоєння  дати та порядкового реєстраційного номера у книзі реєстрації та розсилаються згідно з довідкою розсилки в 5-денний термін. Датою рішення є дата його прийняття виконкомом. Дата і номер зазначаються у визначеному бланком місці. Нумерація рішень виконкому ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

3.23.Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються  в організаційному відділі міської ради  протягом п’яти років, після чого передаються на постійне зберігання в архів.

3.24.Оригінали рішень та протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою. Копії  рішень засвідчуються печаткою «для пакетів”. Протоколи засідань виконкому зберігаються в організаційному відділі міської ради  п'ять років. Після закінчення цього терміну здаються в архів на постійне зберігання. Електрона база нормативних актів виконкому зберігається в організаційному відділі.

Відповідальність за збереження оригіналів рішень виконкому покладається на начальника організаційного відділу.

3.25.Рішення виконавчого комітету міської ради, прийняті в межах наданих йому повноважень, є обов’язковими для виконання всіма розташованими на відповідній території органами виконавчої влади, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями, посадовими особами, а також громадянами, які постійно або тимчасово проживають на відповідній території (ст. 73 ч. 1 ЗМС).

3.26.Засідання виконкому оформлюється протоколом протягом 10 днів з дня проведення засідання. Технічне оформлення протоколів покладається на організаційний відділ.

В разі потреби чи запиту, протоколи засідань виконавчого комітету міської ради надаються для ознайомлення зацікавленим особам за погодженням з керуючим справами виконкому, згідно з нормами чинного законодавства.

4.Порядок підготовки та прийняття виконкомом регуляторних актів

4.1.Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, виконавчими органами міської ради, міським головою відповідно до Закону України “Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності ”, постанови Кабінету Міністрів України “Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта ”.

4.2.Згідно з нормами Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» проекти рішень виконкому, розпоряджень міського голови, які, або окремі положення яких, спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між органом місцевого самоврядування та суб’єктами господарювання, до внесення їх на розгляд виконкому або до внесення їх на затвердження міському голові, оприлюднюються разом з аналізом регуляторного впливу з метою одержання зауважень та пропозицій від фізичних, юридичних осіб, їх об’єднань. Про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій розробник цього проекту повідомляє у спосіб, передбачений статтями 9, 13 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» . Розробник проекту регуляторного акта при підготовці аналізу регуляторного впливу повинен:

-визначити та проаналізувати проблему, яку пропонується розв’язати шляхом державного регулювання господарських відносин, а також оцінити важливість цієї проблеми;

-визначити цілі державного регулювання;

-обґрунтувати можливість досягнення встановлених цілей у разі прийняття запропонованого регуляторного акта;

-обґрунтовано довести, що досягнення запропонованим регуляторним актом встановлених цілей є можливим з найменшими витратами для суб’єктів господарювання, територіальної громади та держави;

-обґрунтувати запропонований строк чинності регуляторного акта;

-визначити показники результативності регуляторного акта;

-визначити заходи, за допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності регуляторного акту в разі його прийняття.

4.3.Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта з метою одержання зауважень і пропозицій, проект регуляторного акта та відповідний аналіз регуляторного впливу оприлюднюються шляхом опублікування в друкованих засобах масової інформації розробника цього проекту, а у разі їх відсутності - у друкованих засобах масової інформації, визначених розробником цього проекту, або шляхом розміщення на офіційному веб-сайті міської ради та виконкому в мережі Інтернет.

4.4.Обов’язок щодо оприлюднення проектів регуляторних актів та аналізу регуляторного впливу покладається на розробника проекту.

4.5.Зауваження й пропозиції до оприлюдненого проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу надаються фізичними та юридичними особами, їх об’єднаннями розробникові цього проекту для розгляду в строк від одного до трьох місяців.

4.6.Регуляторний акт не може бути прийнятий виконкомом, якщо наявна хоча б одна з таких обставин:

-відсутній аналіз регуляторного впливу;

-проект регуляторного акта не був оприлюднений.

4.7.Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюються базове, повторне та періодичне відстеження його результативності.

Відстеження результативності регуляторного акта включає:

-виконання заходів з відстеження результативності;

-підготовку та оприлюднення звіту про відстеження результативності.

4.8.Згідно зі ст. 31 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» рішенням Вугледарської міської ради від 24.07.2006/5-6-20 «Про покладення повноважень» повноваження щодо здійснення державної регуляторної політики покладено на постійну депутатську комісію з питань депутатської діяльності та етики, законності правопорядку, захисту прав громадян та роботі з громадськими організаціями, вищевказана депутатська комісія здійснює свою діяльність на підставі Положення про  постійну депутатську комісію та Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», розпорядженням міського голови від 02.02.2004 №27-д повноваження з питань реалізації державної регуляторної політики покладено на начальника юридичного відділу Вугледарської міської ради.

4.9.Всі проекти рішень виконавчого комітету та проекти рішень міської ради (регуляторні акти) попередньо, перед винесенням їх на розгляд та затвердження виконавчим комітетом, погоджуються з постійною депутатською комісією з питань депутатської діяльності та етики, законності,  правопорядку, захисту прав громадян, роботі з громадськими організаціями та по здійсненню державної регуляторної політики, депутатська комісія після розгляду проекту готує свій висновок.

5.Порядок друкування документів

5.1.Друкування документів здійснюється на комп’ютерах, встановлених на робочих місцях посадових осіб виконкому міської ради.

5.2.Друковані тексти перевіряються виконавцями. Відповідальність за зміст та грамотність тексту несе виконавець документа.

6.Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків, організаційно-розпорядчих  і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

6.1.Виконком має гербову печатку з ідентифікаційним номером та гербову печатку без ідентифікаційного номера встановленого зразка діаметром 45мм .

6.2.Відповідальними за зберігання і законність користування гербовою печаткою виконкому без ідентифікаційного номера є начальник організаційного відділу, з ідентифікаційним номером – начальник відділу обліку та звітності.

6.3.Гербовою печаткою виконкому засвідчуються: підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, розпоряджень міського голови, а також підписи його заступників, керуючого справами виконкому і вимагають особливого посвідчення дійсності документа, та в інших випадках, передбачених чинним законодавством та згідно з додатком 24 Інструкції з діловодства Вугледарської міської ради, управлінь, відділів та структурних підрозділів, затвердженої рішенням виконкому міської ради від 17.12.2008 №480 (далі Інструкція з діловодства).

6.4.Виконком має печатку "Для пакетів", якою засвідчуються копії рішень виконкому, розпоряджень міського голови, та кутові штампи встановленого зразка.

6.5.Персональна відповідальність за дотримання порядку зберігання печаток та штампів, а також законність їх використання покладається розпорядженням міського голови на осіб, в яких вони знаходяться.

6.6.Печатки і штампи зберігаються  в сейфах (металевих шафах), що надійно замикаються.

6.7.Виготовлення бланків виконавчого комітету забезпечується загальним відділом міської ради  за зразками, згідно інструкції з діловодства.

6.8.Бланки листів виконкому є бланками суворого обліку і звітності. Номер бланка зазначається у лівій нижній частині його зворотної сторони.

6.9.Копіювання бланків не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення, реєстрації та надсилання не приймаються.

6.10.Облік, видача, контроль за використанням бланків, знищення погашених бланків здійснюється загальним відділом міської ради відповідно до Інструкції з діловодства, яка затверджена рішенням виконавчого комітету від 17.12.2008 №480.

6.11.Документи, складені на бланках виконавчого комітету, підписуються міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому.

7.Порядок підготовки проектів розпоряджень міського голови

7.1.Міський голова на виконання Конституції України, Законів України та інших законодавчих актів, в межах своїх повноважень видає розпорядження і несе  за них відповідальність, згідно з діючим законодавством.

7.2.Проекти розпоряджень міського голови готуються працівниками відділів виконавчого комітету, керівниками структурних підрозділів та погоджуються з першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, (згідно з розподілом обов’язків),  начальниками юридичного, загального та організаційного відділів.

Проекти розпоряджень, в яких передбачається використання бюджетних коштів погоджуються з начальником міського фінансового управління з подальшим розглядом та затвердженням розпорядження міською радою.

Проекти розпоряджень, в яких передбачається використання бюджетних коштів по виконкому міської ради погоджуються з начальником відділу обліку та звітності.

7.3.Повністю підготовлений, погоджений проект розпорядження міського голови подається на підпис міському голові, інші екземпляри - до організаційного відділу для реєстрації і доведення (після підпису міським головою) до відома виконавців.

8.Планування  роботи

8.1.Перспективне й поточне планування роботи виконкому міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста.

8.2.Робота виконавчих органів міської ради здійснюється відповідно до основних заходів міської ради, за перспективними (річними, квартальними) планами, що затверджуються виконавчим комітетом міської ради з урахуванням поточного моменту і ситуації.

8.3.Формування планів роботи виконавчого комітету міської ради здійснюється організаційним відділом за пропозиціями відділів, структурних підрозділів, погодженими першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків).

8.4.Плани роботи виконавчого комітету, відділів та структурних підрозділів міської ради повинні передбачати заходи, спрямовані на реалізацію державної, регіональної політики, виконання Конституції України, законів України, Актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, державної і регіональних програм соціально-економічного розвитку, цільових програм, міського бюджету, здійснення інших наданих державою, а також делегованих міською радою повноважень

8.5.Річний план роботи передбачає план основних заходів виконкому в рамках повноважень, а також перелік міжнародних, державних, професійних свят та пам’ятних дат для проведення заходів з їх відзначень.

До 5 грудня керівники структурних підрозділів та начальники відділів міської ради подають до організаційного відділу пропозиції, погоджені та завізовані секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків) для включення в план роботи виконкому на наступний рік. Організаційний відділ узагальнює пропозиції та здійснює аналіз питань. Зведений проект річного плану затверджується на засіданні виконкому. Затверджений річний план доводиться організаційним відділом до відома керівників структурних підрозділів, начальників відділів за тиждень до початку року.

8.6.Квартальний план роботи виконавчого комітету повинен включати:

-перелік актуальних питань, пов’язаних з реалізацією заходів соціально-економічного розвитку міста, функціонування галузей господарського комплексу та розв’язання проблем соціальної сфери, вжиття заходів для їх вирішення; поліпшення діяльності виконавчих органів ради, їх взаємодії з органами місцевого самоврядування;

-перелік Законів України, Актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку перевірки їх виконання;

-перелік основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється виконавчим комітетом міської ради, або за його участю.

До квартального плану роботи в обов’язковому порядку включаються також питання:

-визначення основних напрямків подальшої роботи;

-про роботу виконавчих органів міської ради, підприємств, що знаходяться у комунальній власності з виконання Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади, або про здійснення їх повноважень;

-питання про підсумки діяльності виконкому відповідно за квартал та рік.

Заплановані питання, щодо роботи виконавчих органів міської ради, підприємств, що знаходяться у комунальній власності міста повинні, як правило, передбачати проведення комплексної або цільової перевірки стану справ, згідно з напрямком роботи.

Порядок підготовки квартального плану роботи виконавчих органів міської ради наступний:

-погоджені та завізовані першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючим справами виконкому переліки питань та основних заходів, підготовлені керівниками структурних підрозділів та начальниками відділів подаються до організаційного відділу не пізніше 5 числа місяця, що передує кварталу;

-організаційний відділ аналізує, узагальнює плани роботи відділів та структурних підрозділів, готує проект рішення про план роботи виконавчих органів міської ради на квартал і виносить його на розгляд та затвердження виконкому.

8.7.У разі необхідності проводиться коригування планів в такому ж порядку, який встановлений для їх підготовки, погодження та затвердження.

8.8Контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету, здійснює керуючий справами виконкому, організаційний відділ, який не рідше одного разу на квартал готує аналітичну довідку з цього питання.

9.Організація роботи робочих органів, що утворюються

виконкомом та міським головою

9.1Виконком та міський голова для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій виконкому міської ради, підприємств, установ і організацій під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів рішень, програм соціально-економічного, культурного розвитку міста, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

Робота дорадчих органів при виконавчому комітеті міської ради здійснюється згідно з затвердженими положеннями та діючим законодавством.

9.2.До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань включаються заступники міського голови, представники виконавчих органів, а також депутати міської ради, представники інших органів, не підвідомчих міській раді, суб'єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за їх згодою.

Персональний склад комісії погоджується з заступником міського голови, відповідальним за питання, з якого утворюється комісія, та затверджується актом, яким міському голові разом з проектом відповідного рішення чи розпорядження.

9.3.Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

9.4.Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

9.5.Порядок денний засідання робочого органу формується секретарем робочого органу. З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

9.6.Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або посадова особа, яка забезпечує здійснення повноважень відсутньої особи.

9.7.Рішення робочого органу оформляються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.

9.8.Рішення робочого органу приймаються шляхом досягнення консенсусу. Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися рішення виконкому або розпорядження міського голови.

9.9.Організаційне забезпечення роботи комісії та контроль за виконанням прийнятих нею рішень чи рекомендацій покладається на заступника міського голови, відповідального за питання, з якого утворена комісія.

10.Підготовка і проведення нарад, семінарів, інших заходів

10.1.Організаційне і матеріально-технічне забезпечення нарад (порядок денний, дата і час проведення, список запрошених осіб, список виступаючих зі звітом або інформацією) покладаються на структурні підрозділи, відділи, які скликають ці наради (згідно з положеннями) та заступника міського голови, згідно з розподілом обов’язків.

Матеріали до наради готують відповідні структурні підрозділи та відділи, які їх скликають.

10.2.Замовлення на проведення у залі засідання нарад та інших заходів відділами, установами та організаціями, подаються до приймальні усно або письмово за підписами керівників не пізніше як за дві доби до їх проведення.

10.3.Дата проведення і порядок денний нарад, які проводять заступники міського голови визначаються ними самостійно і подаються керуючому справами виконкому для включення в плани роботи.

10.4.Ведення протоколу покладається на структурні підрозділи та відділи міської ради, які скликають нараду. Рішення, прийняті на нарадах оформляються протоколами не пізніше ніж у триденний термін. Протокол наради підписується головуючим.

10.5.Контроль за виконанням рішень та доручень, прийнятих на нарадах у міського голови та його заступників, здійснюється відповідним структурним підрозділом чи відділом за напрямком діяльності.

10.6.Проведення заходів до пам’ятних дат, урочистих подій, зборів представників органів місцевого самоврядування та громадських організацій, покладаються на міського голову, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконкому, відповідно до розподілу обов’язків.

11.Організація виконання службових документів

11.1.У виконкомі міської ради підлягають виконанню службові документи: вхідні, внутрішні, якщо вони мають конкретні завдання.

Документи, що надходять до виконавчого комітету приймаються загальним відділом і в цей же день направляються міському голові для резолюції.

11.2.Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання (розділ 4 п.4.1.2 Інструкції з діловодства).

Обов’язковому контролю підлягає виконання:

-Законів України,

-Указів і розпоряджень Президента України,

-постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України,

-постанов Верховної Ради України,

-актів інших органів виконавчої влади вищого рівня,

-доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, 

-розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації,

-запитів і звернень народних депутатів України,

-рішень міської ради,

-рішень виконавчого комітету,

-розпоряджень і доручень міського голови.

11.3.Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені у документі, резолюції керівника та безпосередньо виконавці. Якщо у виконанні документів бере участь кілька виконавців, відповідальною за організацію виконання є посадова особа, зазначена першою в резолюції керівництва.

11.4.З метою забезпечення своєчасного виконання документа співвиконавці, не пізніше як за три дні до встановленого строку, надають відповідальному працівнику інформацію для узагальнення.

11.5.Контроль за ходом виконання законів, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації, запитів і звернень народних депутатів України, рішень міської ради, рішень виконавчого комітету, розпоряджень і доручень міського голови, підтримані радою запити і звернення депутатів місцевих рад здійснюється відповідно до Порядку здійснення контролю за виконанням документів вищих органів влади у виконкомі Вугледарської міської ради, затвердженого рішенням виконкому міської ради від 17.01.2007 №39  шляхом:

-аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання документа в цілому або окремих, передбачених ним завдань;

-систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;

-розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на засіданні виконкому, нарадах у міського голови або його заступників (відповідно до розподілу обов'язків) з виконання встановлених завдань.

11.6.Інформація про стан виконання законів України, Указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, підписуються міським головою, при відсутності секретарем міської ради чи першим заступником міського голови.

11.7.Контроль за станом виконання, відповідністю вимогам законодавства, документів, резолюцій, терміни доведення документів до виконавців, їх проходження в підрозділах забезпечує загальний відділ.

11.8.Система проходження та контролю за виконанням документів електронна та журнальна.

11.9.Вхідні, вихідні, розпорядчі документи виконавчого комітету виконуються в строки, відлік яких ведеться від дати їх надходження до виконкому та згідно з Інструкцією з діловодства.

11.10.Строки виконання вхідних документів можуть бути вказані в самому документі або встановлені актами законодавства:

-Депутатський запит – не пізніше як у 15-денний термін з дня його отримання, або інший строк, встановлений згідно з чинним законодавством. Якщо запит з об’єктивних причин не може бути розглянутий у встановлений строк, керівник, до якого направлено запит, зобов’язаний письмово повідомити міського голову та депутата і запропонувати інший строк, який не повинен перевищувати 30 днів після отримання запиту.

-Депутатське звернення – протягом 10-ти з дня отримання. У разі неможливості розгляду депутатського звернення у визначений строк, його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Загальний строк розгляду депутатського звернення  не може перевищувати 30 днів з моменту його отримання.

-Листи народних депутатів України та місцевих рад із пропозиціями, заявами та скаргами громадян мають бути розглянуті у 30-денний термін, визначений Законом України «Про звернення громадян», а ті, які не потребують додаткового вивчення, - не пізніше 15-ти днів від дня отримання. Якщо у 30-денний термін вирішити порушені питання неможливо, керівник або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляють  депутата.

-Документи з позначкою «Терміново», виконуються протягом 7 робочих днів від дати реєстрації їх у загальному відділі міської ради, якщо інше не вказано в документі, документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів з дати реєстрації документа.

-Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, розглядаються не більше 2-х днів, решта – протягом 10 днів.

11.11.Коли в процесі виконання документу з’ясувалося, що встановленого строку недостатньо для відповідного рішення, то головний виконавець повинен не пізніше, як за 3 робочих дні до закінчення строку подати міському голові письмове обґрунтування причин продовження строку його виконання.

11.12.Строк виконання документу може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності, - посадової особи, яка її заміщає.

11.13.Якщо документ в установлений строк не виконаний або не витримана форма відповіді, то виконавець особисто подає міському голові службову записку з поясненням причин порушення ходу виконання документу.

11.14.Загальний відділ у межах своїх повноважень:

11.15.1.Забезпечує рух документів у керівництва виконавчого комітету, слідкує за їх проходженням у структурних підрозділах та відділах.

11.15.2.Контролює дотримання строків реагування на документи та резолюції керівництва, а також своєчасну здачу звітів та інформацій по виконанню контрольних документів чи доручень.

11.15.3.Щокварталу аналізує і надає звіт про стан виконання контрольних документів у структурних підрозділах та відділах і вносить пропозиції щодо поліпшення цієї роботи, а двічі на рік питання виносить на розгляд виконавчого комітету .

11.15.4.Відповідає за збереження документів до їх передачі в архів.

12.Відносини з підприємствами, установами, організаціями, об’єднаннями громадян та  територіальною громадою

12.1.Відносини виконавчого комітету міської ради з підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності територіальної громади, будуються на засадах їх підпорядкованості, підзвітності та підконтрольності, у межах повноважень, згідно з існуючим законодавством (ст. 17 ЗМС).

Міський голова призначає на посади та звільняє з посад керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності відповідних територіальних громад, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів (п.10 ч.3 ст.42 ЗМС).

12.2.Відносини виконавчого комітету міської ради з підприємствами, установами, організаціями, що не належать до комунальної власності територіальної громади будуються на договірній і податковій основі та на засадах підконтрольності у межах повноважень, наданих органам місцевого самоврядування, згідно з існуючим законодавством (ст. 18 ч.1 ЗМС).

12.3.З питань віднесених до відання виконавчого комітету, на його вимогу,  підприємства, установи, організації, що не перебувають у комунальній власності територіальної громади, надають відповідну інформацію (ст. 18 ч.2 ЗМС).

12.4.Виконавчий комітет може виступати з ініціативою, щодо перевірок, а також організовувати проведення перевірок на підприємствах, установах та організаціях, що не перебувають у комунальній власності з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади (ст.18 ч.3 ЗМС).

12.5.Посадові особи органів місцевого самоврядування згідно з чинним законодавством України та наданими повноваженнями мають право надавати висновки, витяги, інші документи заінтересованим особам на їх вимогу.

13.Організація прийому громадян (ст. 38 б п.1 ЗМС)

13.1.Прийом громадян здійснює міський голова, секретар ради, перший заступник міського голови, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому, начальники відділів та управлінь, відповідно до затвердженого графіку.

13.2.Попередня бесіда і запис у картки особистого прийому ведеться наступним чином: при прийомі міським головою ведеться головним спеціалістом загального відділу, всі інші керівники здійснюють цю процедуру особисто. На картках даються вказівки конкретним виконавцям, відповідно до питань, які порушують громадянами.

13.3.Контроль за виконанням вказівок, даних під час прийому громадян, здійснюється відповідно заступниками міського голови. Безпосередній контроль за строками виконання вказівок, даних під час прийому громадян, здійснюється начальником загального відділу.

13.4.Начальник загального відділу, щомісячно інформує керуючого справами виконкому про результати здійснення прийому громадян.

14.Розгляд звернень та листів громадян

14.1.Організація розгляду звернень громадян письмових чи усних здійснюється згідно з порядком, передбаченим Законом України “Про звернення громадян”.

14.2.Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, міський голова, перший заступник, заступники з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому, встановлюють термін, який необхідний для розгляду. При цьому загальний термін вирішення питань не може перевищувати 45 днів.

14.3.Ведення діловодства за зверненнями громадян, контроль за строками їх проходження здійснює загальний відділ окремо від інших видів діловодства відповідно до п.1 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

14.4.Питання стану організації роботи із зверненнями громадян розглядається на засіданні виконкому міської ради не рідше двох разів на рік.

14.5.Надання письмових роз’яснень, відповідей громадянам (після надходжень інформації від відділів, управлінь, підприємств, організацій, установ, об’єднань громадян...) забезпечує посадова особа, яка зазначена в резолюції керівника.

15.Організація кадрової роботи

15.1.Організація кадрової роботи у відділах прямого підпорядкування  здійснюється організаційним відділом.

Організація кадрової роботи у структурних підрозділах міської ради здійснюється відповідальним працівником структурного підрозділу.

Організація кадрової роботи здійснюється за затвердженим міським головою річним планом, у якому визначено заходи з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.

15.2.Прийняття на службу у виконавчі органи ради здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством.

Керівники відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою одноосібно, а у випадках, передбачених законом, - за погодженням з відповідними органами виконавчої влади (п.10 ч.3 ст.42, ст.54 ч.3 ЗМС). Прийняття працівників на роботу до виконавчих органів ради на посади, які не віднесені до категорії посадових осіб місцевого самоврядування та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

15.3.При зарахуванні на службу в органи місцевого самоврядування посадові особи складають Присягу посадових осіб місцевого самоврядування, якщо раніш присягу не було складено, підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст попередження про спеціальні обмеження встановлені Законами України “Про державну службу” та “Про боротьбу з корупцією щодо прийняття на державну службу та її проходження (ст.11,12 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування»).

15.4.У виконавчих органах ради, їх структурних підрозділах створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З метою набуття практичного досвіду перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву або посадових осіб місцевого самоврядування, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах.

15.5.На кожного працівника, прийнятого на роботу до виконавчих органів ради оформляється особова справа, яка зберігається в організаційному відділі.

15.6.Організаційним відділом здійснюються заходи щодо організації навчання  працівників виконавчих органів міської ради.

15.7.Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на міського голову, керівників структурних підрозділів виконавчих органів ради.

16.Порядок складання та затвердження посадових інструкцій посадових осіб та службовців  та  інших працівників виконавчих органів міської ради

16.1.На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження міською радою структури і чисельності виконавчих органів, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (службовця) органів місцевого самоврядування, його конкретні завдання та обов’язки, права та відповідальність.

16.2.Посадові інструкції можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.

16.3.У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади, прізвище, ім’я та по батькові службовця.

Посадові інструкції складаються з п’яти розділів:

-загальні положення;

-завдання, обов’язки та повноваження;

-права;

-відповідальність;

-взаємовідносини за посадою.

16.4.У розділі «Загальні положення» визначаються кваліфікаційні вимоги до службовця виконавчих органів місцевого самоврядування, рівень освітньої підготовки та кваліфікації, спеціальність, необхідний стаж роботи за спеціальністю, відповідний стаж служби в органах місцевого самоврядування, інші вимоги. Також зазначається перелік основних законодавчих актів, інших документів, які працівник повинен вміти застосувати під час виконання посадових обов’язків.

16.5.Розділ посадової інструкції «Завдання, обов’язки та повноваження» визначає основну мету діяльності службовця та характеризує зміст діяльності службовця виконавчих органів місцевого самоврядування

У ньому зазначається:

-відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ, вона може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з певних напрямків, або закріплення за працівником переліку об’єктів або, як перелік відносно самостійних питань;

-перелік видів робіт, з яких складаються функції службовця виконавчих органів місцевого самоврядування, визначені за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь тощо).

16.6.У розділі «Право» визначаються засоби, за допомогою яких службовець виконавчих органів місцевого самоврядування має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків.

16.7.У розділі «Відповідальність» визначаються показники оцінки роботи службовця та межі його персональної відповідальності. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків, етика поведінки та дотримання обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу у виконавчі органи місцевого самоврядування та її проходженням.

16.8.У розділі «Взаємовідносини за посадою» визначається коло посадових осіб виконавчих органів місцевого самоврядування, з якими співпрацює дана посадова особа при виконанні своїх обов’язків і повноважень а також зазначається хто заміщує її на час відсутності у зв'язку з відпусткою, хворобою або з інших причин.

16.9.Кожен службовець ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис.

16.10.Затверджені посадові інструкції зберігаються один примірник в організаційному відділі, другий - у відділі працівника.

17.Порядок призначення та звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що  належать  до комунальної власності територіальної громади міста

17.1.Призначення на посади керівників, крім керівників дошкільних, загальноосвітніх та позашкільних навчальних закладів, здійснюється за рекомендацією (поданням) заступників міського голови згідно з розподілом обов’язків.

17.2.У випадках, прямо передбачених чинним законодавством, при прийнятті на роботу керівників комунальних підприємств застосовується контрактна форма трудового договору. У контракті визначаються права та обов’язки сторін, термін дії контракту, умови матеріального забезпечення. Контракт складається у двох примірниках і погоджується, при проходженні співбесіди кандидата на посаду керівника, з заступниками міського голови згідно з розподілом обов’язків.

17.3.Звільнення керівників підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста, здійснюється у встановленому законом порядку.

17.4.Міський голова приймає остаточне рішення щодо призначення особи на посаду або звільнення з посади за комендаціями конкурсної комісії.

18.Продовження терміну перебування на службі у виконавчих органах міської ради

18.1.Термін перебування на службі у виконавчих органах місцевого самоврядування може бути продовжено, але не більш як на 5 років, за розпорядженням міського голови.

18.2.Подання секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівника структурного підрозділу міської ради щодо продовження терміну перебування в виконавчих органах місцевого самоврядування подається до виконкому  за місяць до досягнення посадовою особою граничного віку перебування на службі або закінчення терміну попереднього подовження.

18.3.У поданні разом з обґрунтуванням потреби продовження зазначеного терміну вказується причина невикористання кадрового резерву на посаду, яку обіймає посадова особа, що досягла граничного віку перебування на службі, список кадрового резерву та термін його підготовки на цю посаду.

19.Робота з нагородними документами

19.1.Матеріали про нагородження Державними нагородами, Почесними відзнаками Президента України, присвоєння Почесних звань, заохочення відзнаками облдержадміністрації, грамотою міської ради працівників органів місцевого самоврядування, виконавчих органів влади, підприємств, установ, організацій готуються відділом з питань депутатської діяльності та зв’язків з громадськістю на підставі клопотань підприємств, установ, організацій, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому шляхом розгляду їх на засіданні депутатської комісії та згідно з Положеннями про ці відзнаки.

19.2.Матеріали про відзначення Подякою міського голови працівників органів місцевого самоврядування, органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій готуються організаційним відділом міської радина підставі клопотань організацій, установ, згідно з вимогами Положення про подяку міського голови.

20.Організація використання робочого часу

20.1.Початок роботи виконавчих органів ради о 745 год., закінчення о 1700 год. (в п’ятницю о 1545 год.), обідня перерва з 1200 год. до 1300 год. (Постанова Кабінету Міністрів України від 10.12.1993 р. №1010).

20.2.Організаційним відділом ведеться щоденний табель робочого часу посадових осіб та службовців відділів прямого підпорядкування.

20.3.Відлучення у службових справах працівники виконавчих органів ради попередньо погоджують із міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів, згідно розподілу обов’язків між керівництвом з обов’язковим повідомленням про місце і термін. У разі відрядження працівника готується розпорядження організаційним відділом.

20.4.Притягнення до роботи, в зв’язку з виробничою необхідністю, у святкові та неробочі дні здійснюється за розпорядженням міського голови. За роботу у святкові і неробочі дні, за бажанням працівника, може бути наданий за його заявою інший день відпочинку згідно з діючим законодавством, або  провадиться оплата згідно зі ст. 107 «Кодексу законів про працю України».

21.Порядок оформлення  відряджень і надання відпусток

21.1.Організація роботи щодо відрядження працівників здійснюється організаційним відділом відповідно до планів роботи виконавчих органів ради, їх структурних підрозділів, а також згідно з документами обласних органів державної виконавчої влади, особистими заявами працівників за погодженням із заступниками міського голови (згідно з розподілом обов’язків), інші підстави.

21.2.Посвідчення про відрядження оформляється організаційним відділом на підставі розпорядження міського голови.

Посвідчення про відрядження підписуються міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому та засвідчуються гербовою печаткою.

21.3.Після повернення з відрядження працівники в триденний термін надають звіт до відділу обліку та звітності щодо фінансових витрат згідно з відрядженням та перед своїм безпосереднім керівником щодо письмово або усно про участь у заходах.

21.4.На основі відповідних документів працівникам в установленому порядку відшкодовуються витрати, пов’язані з перебуванням у відряджені згідно з діючим законодавством.

21.5.Щорічно до 15 грудня, начальники відділів, керівники структурних підрозділів складають графіки відпусток працівників на наступний рік і подають їх до організаційного відділу для узагальнення. Зведений графік відпусток затверджує міський голова.

21.6.Заяви про надання чергових відпусток керівникам структурних підрозділів, працівникам виконавчих органів ради погоджуються з заступниками міського голови, керуючим справами виконкому та організаційним відділом і подаються на ім’я міського голови не пізніше як за 10 днів до початку відпустки.

21.7.Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками здійснює організаційний відділ.

22.Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів ради

22.1.Матеріально-технічне забезпечення виконавчих органів ради проводиться відділом обліку та звітності, згідно з кошторисом.

22.2.Відділ обліку та звітності здійснює придбання меблів, обладнання, оргтехніки, забезпечення працівників канцелярським приладдям, папером, тощо.

22.3.Заяви на матеріально-технічне забезпечення подаються начальнику відділу обліку та звітності для узагальнення за погодженням з міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому.

22.4.Транспортне обслуговування забезпечується за погодженням з першим заступником міського голови, заступниками міського голови, за якими закріплені автомобілі.

22.5.Майно, що знаходиться у робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які їх займають. Вони несуть особисту відповідальність за збереження і правильне використання майна.

23.Організація звіту міського голови перед територіальною громадою (ст.42 ч.7 ЗМС)

23.1.Міський голова не рідше одного разу на рік звітує про свою роботу перед територіальною громадою на відкритій зустрічі з громадянами.

Матеріали до звіту міського голови готують виконавчі органи міської ради за напрямками роботи.

23.2.Організаційний відділ забезпечує підготовку приміщення та організаційну роботу  проведення звіту міського голови.

23.3.Організаційний відділ веде, а після зустрічі оформляє, протокол звіту міського голови.

24.Робота з об’єднаннями співвласниками багатоквартирного будинку

24.1.Діяльність об’єднань співвласників багатоквартирного будинку регулюється чинним Законодавством України.

24.2.Відділом з питань депутатської діяльності та зв’язків з громадськістю надається консультативна допомога по створенню об’єднань співвласників багатоквартирного будинку.

24.3.Виконавчим комітетом міської ради проводиться реєстрація об’єднань співвласників багатоквартирного будинку.

24.4.Об’єднання співвласників багатоквартирного будинку вважається юридичною особою з моменту видачі свідоцтва про державну реєстрацію.

24.5.Згідно з договором про передачу житлового будинку та прибудинкової території на утримання та обслуговування об’єднання співвласників багатоквартирного будинку з комунальним підприємством «Керуюча компанія з житлово-комунальних послуг Вугледарської міської ради» об’єднання співвласників багатоквартирного будинку здійснює паспортний облік мешканців будинку та надає відповідні довідки.

25.Вчинення нотаріальних дій

(ст. 38 ч.1 п.5 «б» ЗМС, ст. 245, 246 Цивільного кодексу України)

25.1.Посадові особи Вугледарської міської ради, в межах наданих їм повноважень, мають право посвідчувати копії документів, які створюються або приймаються Вугледарською міською радою та її виконавчим комітетом.

26.Порядок підготовки,  реєстрації, погодження та зберігання договорів

26.1.Договори готуються та перевіряються працівниками юридичного відділу, перевіряються та погоджуються відділом обліку та звітності і реєструються в юридичному відділі:

-колективні договори перевіряє и реєструє робоча група з реєстрації колективних договорів (рішення виконавчого комітету № 88 від 22.02.2006 р. “Про реєстрацію колективних договорів”);

-контракти з керівниками комунальних підприємств міста перевіряються, реєструються та зберігаються в юридичному відділі;

-трудові договори складаються і перевіряються в юридичному відділі, зберігаються по 1 екземпляру у відділі обліку та звітності та організаційному відділі.

Керуючий справами виконкому О.В. Порфіленко